Handbuch AVA.relax

Mit dem Bauzeitenmanager verwalten Sie das Bauvorhaben auf der zeitlichen Ebene. Sie definieren alle Vorgänge des Projekts und setzen diese in einen zeitlichen und funktionalen Zusammenhang. Die Vorgänge können beliebig gegliedert werden.

Sie haben die Möglichkeit das Projekt in seinen Soll- wie auch Ist-Zeiten abzubilden. In der Kombination mit der Abrechnung werden Ihnen auch die Soll- und Ist-Kosten im Bauzeitenplan aufgelistet.

15.1 Bauzeitenmanager

Öffnen Sie den Projektbaum bis zum Unterverzeichnis Bauzeitenpläne. Haben Sie ein neues Projekt erzeugt, ist die Liste der Bauzeitenpläne noch ohne Inhalt.

15.1.1 Neuer Bauzeitenplan

Um einen neuen Bauzeitenplan anzulegen, markieren Sie mit dem Cursor das Verzeichnis Bauzeitenpläne und klicken auf dieses mit der rechten Maustaste. Es öffnet sich das Kontext-Menü und Sie erstellen einen neuen Bauzeitenplan über àNeuer Bauzeitenplan.

Es öffnet sich das Fenster Eigenschaften. Hier wird die Nummer und die Bezeichnung des Bauzeitenplans im Teilfenster Nummer, Bezeichnung eingetragen.

Die Teilfenster Typ – Soll/Ist, Arbeitstage und Ansicht – Farben/Linien/ Daten öffnen Sie durch Anklicken des vorangestellten +.

Im Teilfenster Typ – Soll/Ist wählen Sie aus, welche Termine dargestellt werden sollen. Bei den Soll-Terminen definieren Sie zusätzlich, ob die Verknüpfungen und der kritische Weg angezeigt werden sollen.

Wenn Sie ein Häkchen in der Zeile Mannstunden-Kalkulation verwenden setzen, so werden die aus dem Leistungsverzeichnis übertragenen Stunden durch die eingegebene Standard-Mannstärke geteilt. Diese Einstellung kann in jeder Phase und jedem Vorgang individuell angepasst werden.

Folgende Schalter stehen Ihnen in der Symbol-Leiste zur Verfügung.

Soll-Termine ein/ausschalten

Ist-Termine ein/ausschalten

Soll-Verknüpfungen ein/ausschalten

Kritischen Weg ein/ausschalten

Im Teilfenster Arbeitstage bestimmen Sie die Anzahl der Arbeitstage pro Woche und die Arbeitsstunden pro Tag. Bei 6 Tagen wird der Samstag zum weiteren Arbeitstag. Im Untermenü Feiertage wählen Sie das Land (Deutschland, Schweiz, Österreich), das Bundesland und das Jahr aus. Es werden Ihnen die Feiertage dargestellt. Zusätzlich können manuell weitere freie Arbeitstage eingetragen werden.

Im Teilfenster Ansicht – Farben/Linien/Daten legen Sie die Farben fest, die für die Darstellung der Vorgänge und des Kalenders benutzt werden.

Setzen Sie ein Häkchen in der Zeile Kürzeste Verbindung, um die Verknüpfungen als direkte, gerade Linie zwischen den Vorgängen zu erhalten. Um die Vorgangsbezeichnung am Balken darzustellen, setzen Sie ein Häkchen in der Zeile Vorgangsbezeichnung.

In der Symbol-Leiste kann die Darstellung auch gewechselt werden.

Direktverbindung ein/ausschalten

Texte an den Vorgangsbalken darstellen

Im Teilfenster Vorgangs-Datentabelle – Spalten wählen Sie den Inhalt der Spalten aus. Sie können bis zu 8 Spalten belegen. Es können der Vorgang, die Dauer des Anfangs- und der Endtermin, Auftragnehmer, Nettokosten, Bruttokosten und freie Bemerkungsfelder ausgewählt werden.

Mit dem Schalter Als Standard speichern werden die Einstellungen als Basis für neue Bauzeitenpläne gespeichert.

Wechseln Sie zum Anlegen der Vorgänge auf den Reiter Phase/Vorgang. Hier definieren Sie die Vorgänge, die in Phasen zusammengefasst werden können.

Die Kalenderdarstellung kann mit den Tasten ‚+’ und ‚-’ verändert werden. Mit der ‚+’-Taste vergrößern Sie die Kalenderdarstellung bis zu einer Tagesgliederung. Mit der ‚-’-Taste lässt sich die Darstellung schrittweise auf eine Jahresübersicht reduzieren.

Alternativ kann mit der Lupe in der Symbolleiste gearbeitet werden.

15.2 Manuelles Erstellen des Bauzeitenplans

Der Bauzeitenplan wird aus Vorgängen gebildet. Diese können in Phasen zusammengefasst werden. Zusätzlich können Sie Leerzeilen erzeugen, um den Bauzeitenplan übersichtlicher zu gestalten.

Klicken Sie in der Spalte Phase/Vorgang die rechte Maustaste.

15.2.1 Phasen anlegen

Mit der Funktion Neu à Phase einfügen in legen Sie eine Phase an. Eine Phase ist eine Hierarchiestufe, unter der Sie weitere Phasen oder Vorgänge anlegen können.

Zu einer Phase wird automatisch der erste Vorgang mit angelegt.

Abhängig von der aktiven Zeile erhalten Sie eine Auswahl, wo die Phase eingefügt werden soll. Ist ein Vorgang aktiv, so wird die Phase an dieser Stelle eingefügt. Ist eine Phase aktiv, so wählen Sie aus, ob die neue Phase innerhalb der vorhandenen oder auf gleicher Hierarchie angelegt wird.

Alternativ können Sie auch folgende Schalter benutzen:

Phase einfügen

Übergeordnete Phase anlegen

Tragen Sie im Eigenschaftenfenster die Bezeichnung des Vorgangs ein. Hier kann auch die Balkenfarbe verändert werden.

15.2.2 Vorgänge anlegen

Mit der Funktion Neu à Vorgang einfügen in legen Sie einen Vorgang an.

Alternativ kann der Schalter benutzt werden.

Abhängig von der aktiven Zeile erhalten Sie eine Auswahl, wo der Vorgang eingefügt werden soll. Ist ein Vorgang aktiv, so wird die Phase an dieser Stelle eingefügt. Ist eine Phase aktiv, so wählen Sie aus, ob der neue Vorgang innerhalb der aktiven Phase oder auf gleicher Hierarchie angelegt wird.

Tragen Sie im Eigenschaftenfenster die Bezeichnung des Vorgangs ein. Hier kann auch die Balkenfarbe verändert werden.

Im Teilfenster Soll-Zeiten wählen Sie die Einschränkung aus, definieren Soll-Start und die Dauer.

In der Zeile Soll-Mannstärke kann eine vom Plan abweichende Mannstärke eingetragen werden. Hierzu entfernen Sie das Häkchen vor wie übergeordnet definiert.

Alternativ kann ein Vorgang direkt im Kalender erzeugt werden.

Drücken Sie die linke Maustaste am Starttermin und ziehen Sie den Vorgangsbalken auf die gewünschte Länge.

Als dritte Variante können Sie die Dauer und den Starttermin auch in der Tabelle direkt eingeben.

Wenn Sie einen Vorgang zwischen zwei vorhandenen Vorgängen einfügen, so können Sie den Vorgang vor dem aktuellen Vorgang einfügen, indem Sie den Balken davor erzeugen.

Zeichnen Sie den neuen Vorgangsbalken hinter dem aktuellen Vorgang, so wird er nach diesem Vorgang eingefügt.

Zum Ändern der Dauer verschieben Sie das Ende des Vorgangs mit gedrückter Maustaste auf die gewünschte Länge.

Mit gedrückter Maustaste im Vorgangsbalken verschieben Sie den Vorgang.

Zum Erstellen einer Verknüpfung verbinden Sie die beiden Vorgänge mit gedrückter Maustaste. Ziehen Sie die Verbindung senkrecht nach unten oder oben aus dem Vorgangsbalken.

Ziehen Sie die Verbindung vom Anfang des Vorgangs, so entsteht eine Start-Start-Verknüpfung.

Beginnen Sie die Verbindung am Ende, so entsteht eine Ende-Start-Verbindung.

Sobald Verknüpfungen erstellt sind, kann der Bauzeitenplan nur noch durch das Verschieben des ersten Vorgangs auf der Zeitachse bewegt werden.

Um Pufferzeiten zwischen zwei Vorgängen einzubauen, verschieben Sie den Nachfolger mit gedrückter Shift-Taste.

15.3 Erstellen des Bauzeitenplans aus vorhandenen LVs

Ein neuer Bauzeitenplan kann auch aus den Hierarchiestufen eines oder mehrerer Leistungsverzeichnisse erstellt werden.

15.3.1 Hierarchiestufen aus LV übernehmen

Öffnen Sie den Bauzeitenplan. Wählen Sie im Projekt-Explorer das gewünschte LV aus und ziehen dieses mit Drag and Drop in Ihren Bauzeitenplan.

Jetzt werden alle Hierarchiestufen des Leistungsverzeichnisses in den Bauzeitenplan übernommen. Als Startdatum wird der Termin der voraussichtlichen Ausführung aus den LV-Eigenschaften übernommen. Sind in den Leistungspositionen Zeiten vorhanden, so werden diese mit in den Bauzeitenplan übertragen.

Die Titel des Leistungsverzeichnisses werden in Vorgänge umgewandelt. Wenn Sie Zeiten in den Positionen verwaltet haben, so werden diese in der Titelsumme übergeben.

Alle anderen Hierarchiestufen werden als Phasen übernommen. Eine Phase ist eine Gruppe von Vorgängen.

15.4 Erstellen des Bauzeitenplans aus vorhandenem Bauzeitenplan

Um einen Bauzeitenplan aus einem vorhandenen Plan zu erstellen, öffnen Sie zusätzlich den zu kopierenden Bauzeitenplan. Markieren Sie den Vorgang oder die Phase, die kopiert werden soll. Ziehen Sie per Drag and Drop die markierte Phase oder den Vorgang über die Tabellenreiter in den neuen Bauzeitenplan.

Wenn die Ist-Termine im Ziel-Bauzeitenplan geöffnet sind, so wird eine vollständige Kopie der Phase oder des Bauzeitenplans erstellt. Auch der Start-Termin und die Ist-Termine werden mitkopiert. Sind die Ist-Termine im Ziel-Bauzeitenplan geschlossen, so werden die Phase oder der Bauzeitenplan ab dem Datum, das Sie mit der Maus anwählen eingefügt. Die Ist-Termine werden in diesem Fall nicht kopiert.

15.5 Eigenschaften Phase, Vorgang

Öffnen Sie im Kontextmenü die Eigenschaften.

Im Fenster Phase/Vorgang bearbeiten Sie die Phasen und Vorgänge.

Klicken Sie auf das ‚+’-Symbol, um das jeweilige Teilfenster zu öffnen.

Nachfolgend werden die Teilfenster beschrieben.

15.5.1 Phasen

Wählen Sie eine Phase an.

15.5.1.1 Nummer, Bezeichnung

Im Teilfenster Nummer, Bezeichnung tragen Sie die Bezeichnung des Vorgangs ein.

15.5.1.2 Ansicht - Farbe

Im Teilfenster Ansicht – Farbe definieren Sie die Balkenfarbe.

15.5.1.3 Soll-Zeiten

Im Teilfenster Soll-Zeiten werden das Startdatum und die Dauer der Phase angezeigt.

Hier können Sie durch das Entfernen des Häkchens eine abweichende Mannstärke im Feld Soll-Mannstärke eintragen.

15.5.1.4 Ist-/Prognose-Zeiten

Im Teilfenster Ist-/Prognose-Zeiten werden die tatsächliche und die voraussichtliche Dauer der Phase angezeigt.

15.5.1.5 Kosten

Im Teilfenster Kosten werden die Kosten zu der markierten Phase angezeigt. Folgende Kosten werden bezogen auf die letzte Rechnung und bezogen auf das ausgewählte Datum dargestellt:

Der anteilig berechnete Kostenstand bezieht sich immer auf die angewählte Phase. Durch die Anwahl der obersten Hierarchie werden Ihnen durch die Anwahl eines zukünftigen Datums die zu diesem Zeitpunkt zu erwarteten Kosten dargestellt.

Die Zeilen Prognose und Offen (Prognose, Ist) stehen Ihnen nur mit dem Modul Budgetplanung und Controlling zur Verfügung.

15.5.2 Vorgänge

Wählen Sie einen Vorgang an.

15.5.2.1 Nummer, Bezeichnung

Im Teilfenster Nummer, Bezeichnung tragen Sie die Bezeichnung des Vorgangs ein.

15.5.2.2 Ansicht - Farbe

Im Teilfenster Ansicht – Farbe definieren Sie die Balkenfarbe.

15.5.2.3 Soll-Zeiten

Im Teilfenster Soll-Zeiten definieren Sie das Startdatum und die Dauer des Vorgangs. Hier können Sie durch das Entfernen des Häkchens eine abweichende Mannstärke im Feld Soll-Mannstärke eintragen.

Wenn es feste Einstellungen bezüglich Start oder Ende des Termins gibt, so stellen Sie diese in den Einschränkungen ein.

15.5.2.4 Ist-/Prognose-Werte

Im Teilfenster Ist-/Prognose-Werte setzen Sie das Häkchen vor der Zeile ‚wurde begonnen am’, um den Beginn des Vorgangs zu verwalten.

Tragen Sie dann ein, zu wie viel Prozent der Vorgang erledigt ist. Das System schlägt Ihnen das aktuelle Datum vor.

Wenn der Vorgang abgeschlossen ist, setzen Sie das Häkchen in der Zeile ‚wurde beendet am’. Der Prozentsatz wird automatisch auf 100% gesetzt.

15.5.2.5 Vorgänger, Nachfolger

In den Teilfenstern Vorgänger und Nachfolger legen Sie die Vor- bzw. Nachfolger zum aktiven Vorgang fest.

Wählen Sie in der Auswahlbox den gewünschten Vorgang aus und aktivieren ihn mit dem Schalter Hinzufügen.

Definieren Sie noch die Art der Verknüpfung (Ende-Start oder Start-Start) und die Verschiebung in Tagen, falls erforderlich.

15.5.2.6 Kosten

Im Teilfenster Kosten werden die Kosten zu dem markierten Vorgang angezeigt. Folgende Kosten werden bezogen auf die letzte Rechnung und bezogen auf das ausgewählte Datum dargestellt:

Die Zeilen Prognose und Offen (Prognose, Ist) stehen Ihnen nur mit dem Modul Budgetplanung und Controlling zur Verfügung.

15.6 Balkendarstellung

Abhängig vom Zustand der Phase oder des Vorgangs erhalten Sie unterschiedliche Balkendarstellungen.

15.6.1 Phase

Der Balken einer Phase hat die gleiche Länge, wie die Summe der zugehörigen Vorgänge.

Arbeitsfreie Tage werden durchsichtig dargestellt.

Beginnt der Vorgang später als der Soll-Termin, so wird diese Verschiebung durch einen Pfeil vor dem Balken dargestellt. Im Balken wird der Fortschritt der Phase angezeigt. Ist ein verspätetes Ende prognostiziert, so wird der Balken um diese Dauer verlängert und mit einem Pfeil verdeutlicht.

15.6.2 Vorgang

Der Balken eines Vorgangs wird an arbeitsfreien Tagen transparent dargestellt.

Werden zusätzlich die Ist-Termine dargestellt, so ergeben sich unterschiedliche Darstellungen:

Vorgang noch nicht begonnen

Vorgang verschiebt sich, ist noch nicht begonnen

Vorgang begonnen

Vorgang verschiebt sich und ist begonnen

Vorgang ist termingerecht abgeschlossen

Vorgang wurde mit Verschiebung abgeschlossen

Darstellung des Soll-Balkens mit Bezeichnung und Soll-Dauer in Arbeitstagen

Darstellung des Ist-Balkens mit Bezeichnung, aktueller und voraussichtlicher Dauer in Arbeitstagen

Darstellung von Soll- und Ist-Balkens mit Bezeichnung, geplanter, aktueller und voraussichtlicher Dauer in Arbeitstagen

15.7 Kostendarstellung

Wenn das Modul Abrechnung benutzt wird, so werden auch die Kosten in den Bauzeitenplan übernommen. In der Kombination mit dem Modul Budgetplanung und Controlling werden auch die Prognosekosten dargestellt.

Um die Kosten darzustellen, drücken Sie den Schalter .

Es wird automatisch die Darstellung der Soll- und Ist-Zeiten aktiviert.

15.7.1 Kosten

Abhängig von den abgerechneten Mengen und den Ist-Zeiten erhalten Sie eine Information über den aktuellen Kostenstand je Vorgang.

Um den Kostenstand zu aktualisieren drücken Sie den Schalter

In der Tabelle lassen sich die Netto- und Bruttokosten darstellen. Es werden die Soll- und die Ist-Kosten dargestellt.

In Verbindung mit dem mit Modul Budgetplanung und Controlling werden auch die Prognosekosten angezeigt.

Im Bauzeitenplan gibt es folgende Darstellungen:

Die Kosten zu diesem Vorgang sind geringer oder gleich den geplanten Kosten. Die Kosten liegen im geplanten Rahmen. Es wird ein grüner Geldschein angezeigt.

Die tatsächlichen Kosten liegen über den Kosten, die sich aus dem Baufortschritt des Vorgangs ergeben. Es kann zu einer Kostenüberschreitung kommen. Es wird ein gelber Geldschein angezeigt.

Die tatsächlichen Kosten liegen über den geplanten Kosten. Es liegt eine Kostenüberschreitung vor. Es wird ein roter Geldschein angezeigt.

Die tatsächlichen Kosten liegen noch unter den geplanten Kosten, allerdings signalisieren die Prognosekosten, dass es zu einer Kostenüberschreitung kommen kann. (Nur mit Modul Budgetplanung und Controlling)

Ist im Rechnungs-Leistungsverzeichnis die Hierarchiestufe, die dem Vorgang entspricht auf abgerechnet gesetzt, oder es gibt eine Schlussrechnung, so wechselt die Darstellung er Kosten auf folgende Symbole:

Der Vorgang wurde ohne Kostenüberschreitung abgerechnet.

In diesem Vorgang wurden die Kosten überschritten.

15.8 Befehle des Kontextmenüs Bauzeitenplan

15.8.1 Neu

Mit dieser Funktion legen Sie neue Phasen oder Vorgänge an.

Auch enthalten im Menü Einfügen.

Siehe Kapitel 15.2 „Manuelles Erstellen des Bauzeitenplans“.

15.8.2 Phase zu Vorgang

Eine Phase wird in einen Vorgang umgewandelt. Die zugehörigen Vorgänge werden gelöscht.

Auch enthalten im Menü Bearbeiten.

15.8.3 Speichern

Der Bauzeitenplan kann mit diesem Befehl jederzeit gespeichert werden.

Wird der Befehl gegraut dargestellt, so sind alle Daten gespeichert.

Auch enthalten im Menü Datei.

15.8.4 Seitenansicht

Es wird eine Druckvorschau erzeugt.

Auch enthalten im Menü Datei.

15.8.5 Seite einrichten

Mit diesem Befehl definieren Sie die Druckeinstellungen.

Auch enthalten im Menü Datei.

15.8.6 Drucken

Der Ausdruck des Bauzeitenplans wird gestartet.

Auch enthalten im Menü Datei.

15.8.7 Gehe zu

Der Kalender wird auf das gewählte Datum ausgerichtet.

Auch enthalten im Menü Bearbeiten.

Sie können zum aktuellen Datum springen oder ein beliebiges Datum auswählen.

15.8.8 Kopieren

Benutzen Sie diese Funktion, um einen Vorgang oder eine Phase, mit den zugehörigen Vorgängen, in die Zwischenablage zu kopieren.

Auch enthalten im Menü Bearbeiten.

15.8.9 Einfügen

Benutzen Sie diese Funktion, um die Daten aus der Zwischenablage einzufügen. Zeigt die Maus beim Einfügen auf eine Phase, so wählen Sie die Phase aus, in die der Vorgang kopiert werden soll.

Auch enthalten im Menü Bearbeiten.

15.8.10 Löschen

Benutzen Sie diese Funktion, um markierte Vorgänge zu entfernen.

Wenn Sie eine Phase markieren und diese löschen, so bestimmen Sie nach der Sicherheitsabfrage, ob nur die Phase oder auch alle zugehörigen Unterphasen und Vorgänge gelöscht werden.

Diese Funktion finden Sie auch im Menü Bearbeiten.

15.8.11 Fenster teilen

Wählen Sie einen Vorgang an, um das Fenster horizontal zu teilen.

Die Teilung des Kalenderfensters erlaubt Ihnen eine einfache Erstellung von Verbindungen, auch, wenn die Vorgänge nicht auf einer Bildschirmseite dargestellt werden können.

Auch enthalten im Menü Ansicht.

15.8.12 Kosten aktualisieren

Mit diesem Befehl werden die Kosten aus der Abrechnung neu in den Bauzeitenplan übertragen.

15.8.1 Eigenschaften

Das Eigenschaftenfenster wird geöffnet.

Auch enthalten im Menü Ansicht.

Siehe Kapitel 15.5 „Eigenschaften Phase, Vorgang“.