18.2 Befehle des
Kontextmenü Adressen-Explorer
18.2.8 Adressdaten aus MS
Outlook übernehmen
18.2.9 Adressdaten in MS
Outlook übernehmen
18.2.10 Adressen für
Word-Seriendruck exportieren
18.3 Datenmigration der
Adressen aus CPLAN 6.x
Die Adressverwaltung wurde speziell für die Büros der Baubranche entwickelt. Hier können Sie die Adressen in Gruppen und beliebig vielen Untergruppen verwalten.
Von AVA.relax sind standardmäßig die Gruppen Adresse-Büro, Bieter, Bauherren und Projekte aufgeführt.
In diesen Gruppen werden die Adressen, die Sie in anderen Teilen des Programms anlegen oder ergänzen automatisch abgespeichert.
ACHTUNG: Die Adressen werden zentral im
Adress-Explorer verwaltet. Das gesamte Programm bezieht sich immer auf diese
Daten. Änderungen der Adresse werden in allen Projekten dargestellt, da nur ein
Verweis auf die
Adresse erzeugt wird. Die KundenNr. ist die eindeutige ID, über die
die Adresse verwaltet wird.
18.1
Adressengruppen
Im Adressen-Explorer werden folgende Gruppen vom Programm benutzt:
|
Gruppe |
Beschreibung |
|
Ausführende Firmen |
Manuell in Aufträgen angelegt Adressen werden in dieser Gruppe automatisch
abgelegt. |
|
Bauherren |
Die Bauherren werden von System in dieser Gruppe abgelegt. |
|
Bieter |
In dieser Gruppe werden Adressen, die in den Angeboten angelegt werden, abgelegt. |
|
Adresse-Büro |
Büro-Adresse. Diese Adresse wird auch von webvergabe.de benutzt. |
|
Projekte |
In dieser Gruppe werden alle Projektadressen verwaltet. |
Wenn Sie in diesen Adressgruppen weitere Untergruppen angelegt haben, können Sie die Adressen in die entsprechenden Untergruppen verschieben.
18.2
Befehle
des Kontextmenü Adressen-Explorer
Im Adressen-Explorer stehen Ihnen mit einem Klick der rechten Maustaste folgende Funktionen im Kontextmenü zur Verfügung.
18.2.1 Neu
Über
die Schaltflächen Neue Gruppe /
Neue Adresse legen Sie wahlweise eine neue Gruppe oder eine neue Adresse
an. Sie gelangen auch über das Menü neue
Adresse 
zu den beiden Befehlen.
Zu jeder Adresse können Sie beliebig viele Ansprechpartner speichern.
Wenn Sie auf Neue Gruppe gehen, öffnet sich ein Dialog. Hier geben Sie die Kurzbezeichnung für die Neue Gruppe ein, z.B. Behörde.
Verlassen Sie das Fenster über Speichern oder setzen Sie ein Häkchen im Feld Änderungen automatisch speichern.
Mit Drag and Drop kann die Adresse in jede beliebige Gruppe verschoben werden.
Zusammen mit der Shift-Taste kann die Adresse in eine weitere Gruppe kopiert werden.
Gehen Sie nun auf àNeue Adresse. Es öffnet sich folgendes Fenster:
Hier editieren Sie die Angaben zu der neuen Adresse.
Gehen Sie nun auf àNeuer Anspr.-Partner. Es öffnet sich folgendes Fenster:
Hier erfassen Sie die Angaben zum neuen Ansprechpartner. Wenn die Adresse des Ansprechpartners nicht mit der Firmenadresse identisch ist, so entfernen Sie das Häkchen vor Anschrift wie übergeordnete Adresse. Jetzt kann eine andere Adresse eingegeben werden.
18.2.2 Drucken
Mit diesem Befehl starten Sie den
Druckvorgang der markierten Adressen.
18.2.3 Seitenansicht
Mit dieser Funktion wählen Sie die Layoutvorlage aus, mit der die Adressen in Word dargestellt werden soll.
18.2.4 Löschen
Mit dieser Funktion löschen Sie die markierten Adressen.
18.2.5 Suchen nach
Die Ansicht des Adress-Explorers können Sie nach verschiedenen Kriterien durchsuchen. Zur Suche stehen Ihnen die Kunden-Nummer, die Kurzbezeichnung, die Postleitzahl und der Ort zur Verfügung.
Mit
der Schaltfläche 
werden die Adressen nach Kategorien
aufgeführt.
Die Suchkriterien sind gleichzeitig die Sortierkriterien. Wählen Sie zum Beispiel den Ort als Suchkriterium. Wenn Sie nur den Beginn des Ortes eingeben, so setzen Sie ans Ende ein *.
Starten
Sie die Suche durch das Klicken des Schalters 
. Jetzt werden alle Orte gesucht, die mit diesem
Begriff beginnen:
Die Markierung springt sofort zur ersten Adresse mit den eingegebenen Buchstaben.
Sie haben folgende Varianten zur Verfügung:
abc*: Adressen, die mit dem Suchbegriff abc beginnen, werden gesucht.
*abc: Adressen, die mit dem Suchbegriff abc enden, werden gesucht.
*abc*: Adressen, die den Suchbegriff abc enthalten, werden gesucht.
Alternativ
zur Suche kann auch ein Filter 
benutzt werden. Er kann analog der Suche
benutzt werden. Beim Filter werden nur die gefilterten Adressen dargestellt.
Das Feld rechts neben dem Eingabefeld zeigt den aktiven Filter an. Zum Löschen
des Filters, klicken Sie die Filterfunktion an, ohne einen Filterbegriff eingetragen
zu haben.
18.2.6 Weitersuchen
Mit diesem Befehl wird die nächste Adresse, die dem Suchkriterium entspricht, markiert.
18.2.7 Ansicht alphabethisch
Mit
dem Befehl 
werden Ihnen die Adressen in alphabetischer
Reihenfolge angezeigt. Die verschiedenen Suchkriterien wählen Sie im
Pulldown-Menü aus.
Die Adressen werden nach Kunden-Nummer, Kurzbezeichnung, Postleitzahl oder Ort sortiert.
18.2.8 Adressdaten
aus MS Outlook übernehmen
Mit diesem Befehl 
importieren Sie Adressen aus MS-Outlook in Ihren Adress-Explorer. AVA.relax
übernimmt die Adressen mit Kategorien. Es wird ein Ordner Outlook erzeugt, in
dem Ihre Adressen mit Kategorien hinterlegt werden. Diese Adressen können nun
in andere Bereiche mit Drag und Drop übernommen werden.
18.2.9 Adressdaten
in MS Outlook übernehmen
Dieser Befehl 
ermöglicht Ihnen, die in AVA.relax
verwendeten Adressen, in die Kontakte von MS-Outlook zu exportieren. Die
Adressen werden mit Kategorien übertragen.
18.2.10 Adressen für Word-Seriendruck exportieren
Mit dem Befehl werden die markierten Adressen als csv-Datei exportiert. Das Export-verzeichnis wird in AVA.relax Administration festgelegt. Diese Datei kann als Datenquelle für den Serienbrief in Word benutzt werden.
18.2.11 Eigenschaften
Mit
dem Befehl 
Eigenschaften öffnen und schließen Sie die
Maske zur Bearbeitung der markierten Adresse oder Adressgruppe.
18.2.12 Aktualisieren
Mit dem Befehl werden die Adressen aktualisiert.
18.3
Datenmigration
der Adressen aus CPLAN 6.x
Sie haben die Möglichkeit bereits erstellte Adressen aus den Vorgängerversionen (CPLAN6.x) in AVA.relax einzulesen.
Siehe dazu Kapitel 2.4 „Datenmigration“.