Handbuch AVA.relax

Öffnen Sie den Projektbaum bis zum Unterverzeichnis Leistungsverzeichnisse. (Haben Sie ein neues Projekt erzeugt, ist die LV-Liste noch ohne Inhalte.)

Beauftragte und gesperrte Leistungsverzeichnisse werden entsprechend gekennzeichnet. Diese Leistungsverzeichnisse können nicht verändert werden.

6.1.1 Neues Leistungsverzeichnis

Für ein neues LV markieren Sie mit der Maus Leistungsverzeichnisse und klicken auf dieses mit der rechten Maustaste. Im Kontextmenü erstellen Sie über Neues Leistungsverzeichnis ein neues LV.

Das Fenster LV-Informationen wird geöffnet.

Im Teilfenster Nummer, Bezeichnung hinterlegen hier die LV- Nummer und die LV-Bezeichnung.

Im Teilfenster LV-Struktur legen Sie fest, ob die Ordnungszahlen nach GAEB- oder ÖNORM-Struktur erzeugt werden.

Im Teilfenster Termine verwalten Sie die LV-relevanten Termine.

Im Teilfenster Sachbearbeiter tragen Sie den Sachbearbeiter manuell ein oder kopieren ihn per Drag and Drop aus dem Adressen-Explorer.

Im Teilfenster Kostenphase ordnen Sie das LV der Kostenberechnung oder der Kostenschätzung in der Kostenkontrolle zu.

Das Teilfenster Status zeigt Ihnen an, ob das LV vergeben ist.

Wenn Sie ein Häkchen im Feld LV gegen Änderungen sperren setzen, so kann das LV nicht mehr bearbeitet werden. Dieser Schalter kann gesetzt werden, wenn das Leistungsverzeichnis verschickt wird, um sicherzustellen, dass keine Änderungen vorgenommen werden. Diese Einstellung kann nur über die Administration zurückgesetzt werden.

Die Darstellung im Projekt-Explorer wird wie folgt angepasst:

Klicken Sie die Schaltfläche àÜbernehmen an und verlassen das Fenster mit T für Schließen.

Mit einem Doppelklick im Projekt-Explorer öffnen Sie das neu angelegte Leistungsverzeichnis.

Sie befinden sich nun im Kalkulations-LV.

Die standardmäßig angelegten Spalten der Tabelle des Leistungsverzeichnisses haben dabei folgende Bedeutung:

Spalte	Bedeutung
Typ	In dieser Spalte wird der Positionstyp, z.B. Grundposition, Eventualposition, etc. angezeigt.
OZ	Die Ordnungszahlen können automatisch generiert oder manuell eingegeben werden. Siehe hierzu Kapitel 6.5.14 `OZ – und Gruppeneinstellungen´.
Menge	Die benötigte Menge kann manuell eingegeben oder mit der Mengenberechnung ermittelt werden.
Einh.	Einheit der Position
Kurztext	Kurztext der Position bzw. Bezeichnung der Hierarchiestufe.
EP	Preis pro Einheit der Position.
GB	Dieser Betrag ergibt sich aus der LV-Menge multipliziert mit dem Einheitspreis.
SP	Schwerpunktpositionen, zu denen es einen speziellen Preisvergleich gibt.
OK	Position mit Heinze Bau Office abgeglichen.

Zusätzlich stehen ihnen folgende Spalten zur Verfügung:

Spalte	Bedeutung
Typ-Bez.	In dieser Spalte wird die Gruppentypbezeichnung einer Position, bzw. die Hierarchiestufe angezeigt.
Original-OZ	OZ der Position im Katalog-Explorer.
ArtikelNr	Artikelnummer, z.B. aus DATANORM.
Änderungsstatus im Stammtext	Kennzeichen, ob ein Leistungstext mit dem zugehörigen Text im Katalog-Explorer identisch ist.
Auf-/Abgebot	Ein Auf- oder Abgebot kann für jede Hierarchiestufe eingeben werden.
Manuell eingebbarer Prüf-GB	Manuell eintragbarer GB, zur automatischen Prüfung ‚Menge x EP’ beim Erfassen des Angebots.
GB inkl. Auf-/Abgebot	Gesamtbetrag inklusive Auf- oder Abgebot wird für jede Hierarchiestufe angezeigt.
GB-Absolut-Netto (mit Ge-samt-Auf-/Ab-gebot pro Position	Netto-Gesamtbetrag pro Position unter Berücksichtigung des Auf-/Abgebots.
GB-Absolut-Brutto (mit Gesamt-Auf-/Abgebot pro Position	Netto-Gesamtbetrag pro Position unter Berücksichtigung des Auf-/Abgebots.
B	Eventual- oder Alternativposition, die beauftragt ist.
EP-Datum	Datum des Preises.
EP hat Anteile	Anzeige, ob sich der EP aus Preisanteilen zusammensetzt.
EPx-EK	Einkaufsbetrag des Preisanteils x (1 bis 6).
EPx-VK	Verkaufsbetrag des Preisanteils x (1 bis 6).
EP-EK	Einkaufspreis pro Einheit der Position.
GB-EK	Dieser Betrag ergibt sich aus der LV-Menge multipliziert mit dem Einkaufpreis.
MannStd/Einh.	Benötigte Arbeitszeit pro Einheit der Position.
Ges.-MannStd.	Benötigte Arbeitszeit pro Einheit multipliziert mit der Menge.
Bemerkungen zu GB	In diesem Feld können Sie Bemerkungen zu dieser Position eintragen.
Zuordn. xxx	In diesen Feldern wird die Zuordnung der Position zur DIN 276, den Gewerken oder anderen Kostensystemen dargestellt.

Wie Sie die dargestellten Spalten und deren Anordnung verändern, lesen Sie in Kapitel 6.5.13 Leistungsverzeichnisse, Tabellenspalten.

Das LV enthält bis zu vier Hierarchiestufen sowie alle benötigten Leistungspositionen. Diese sind mit einer Menge und einem Einheitspreis (EP) versehen. Aus der Multiplikation der beiden Größen ergibt sich der Gesamtbetrag (GB) einer Position. Der Gesamtbetrag kann auch manuell eingegeben werden, dann wird der Einheitspreis aus der Division des Gesamtbetrags durch die Menge errechnet. Die Positionsgesamtbeträge werden über die Hierarchiestufen summiert und für die jeweilige Stufe erstellt. Die Summe der Kosten des LVs wird in der Angebots-Kopfinfo Zeile dargestellt.

Haben Sie ein neues LV generiert, ist die LV-Liste der Ausschreibung zunächst leer. Beginnen Sie die Bearbeitung mit dem Einfügen von Hierarchiestufen, um die Ausschreibung zu gliedern.

Es stehen Ihnen 4 beliebig definierbare Hierarchiestufen zur Verfügung. Zusätzlich werden hier die neuen POSITIONEN, HINWEISTEXTE und VERTRAGLICHE REGELUNGEN angelegt.

Die Hierarchie kann jederzeit nach Ihren Wünschen modifiziert werden. Um eine Hierarchiestufe einzufügen, markieren Sie die entsprechende Zeile mit einem Klick der linken Maustaste. Mit der rechten Maustaste klicken Sie auf die Zeile und das Kontextmenü öffnet sich.

Klicken Sie ins Kontext-Menü und wählen in der Liste eine neue Hierarchiestufe oder eine neue Position aus.

Die Hierarchie-Stufen der ÖNORM werden in Kapitel 17.9.1 `ÖNORM´ erläutert.

6.1.2 Erstellen von Hierarchien

Sie haben die Möglichkeit, die Leistungspositionen Ihres LVs in bis zu vier Hierarchiestufen zu gliedern. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine Position oder Hierarchie und öffnen das Kontextmenü.

Hier wählen Sie eine Hierarchiestufe, z.B. Los, Gruppe oberhalb, Gruppe auf gleicher Hierarchie oder Gruppe unterhalb aus.

Bei einer neuen Gruppe oberhalb wird oberhalb der aktiven Hierarchiestufe eine neue Gruppe angelegt. Diese Gruppe enthält alle Hierarchiestufen, die auf gleicher Ebene, wie die markierte Hierarchiestufe liegen.

Eine neue Gruppe gleicher Hierarchie erstellt auf gleicher Ebene der aktiven Hierarchieebene eine weitere Hierarchie.

Eine neue Gruppe unterhalb erzeugt eine Hierarchiestufe unterhalb der aktiven Hierachiestufe. Die Hierarchiestufen und Positionen, die unterhalb lagen werden jetzt der neuen Stufe zugeordnet.

Die Hierarchiestufe LOS hat eine übergeordnete Bedeutung; durch sie wird das Leistungsverzeichnis in einzelne Vergabeeinheiten aufgesplittet.

Eine neue Gruppe/Hierarchie für x-stufige LV-Struktur erweitert das LV um die angewählte Hierarchie. Ist die ausgewählte Gruppe unterhalb der markierten Hierarchie, so wird eine Gruppe unterhalb angelegt inkl. aller erforderlichen Untergruppen. Ist die ausgewählte Gruppe oberhalb der markierten Hierarchie, so wird eine Gruppe oberhalb angelegt und alle Hierarchiestufen auf gleicher Ebene der markierten Stufe werden unterhalb der neuen Hierarchie angehängt.

Wenn Sie eine vorhandene Gruppe, z.B. einen Titel, verschieben wollen, so ziehen Sie die Gruppe per Drag and Drop auf die Gruppe gleicher Hierarchie, hier ein Titel, vor der die Gruppe eingefügt werden soll.

Möchten Sie eine Gruppe in eine andere Gruppe, als Untergruppe, einbinden, so ziehen Sie die Gruppe per Drag and Drop in den Bereich der Positionen dieser Gruppe.

Lesen Sie hierzu auch Kapitel 6.5.4. Neu.

Es öffnet sich ein Dialogfenster, in dem Sie die Bezeichnung der Hierarchie eingeben und ändern können.

Sie können dieses Fenster auch aufrufen, wenn Sie mit der rechten Maustaste auf die Hierarchieebenen klicken und das Kontextmenü öffnen. Hier gehen Sie auf àEigenschaften.

Die Bezeichnung der Hierarchieebene wird vom Programm entsprechend der Einstellungen im Fenster OZ- und Gruppeneinstellungen vorgegeben.

Die Einstellungen für OZ und Gruppen werden in Kapitel 6.5.14 `OZ- und Gruppeneigenschaften´ erläutert.

Zur Bearbeitung der Preise und der Zeit wechseln Sie auf den Reiter Kosten/Zeit.

Die Einstellungen für OZ und Gruppen werden in Kapitel 6.5.14 `OZ- und Gruppeneigenschaften´ erläutert.

Im Feld Mengen-Faktor tragen Sie einen Faktor ein, wenn die Mengen der Positionen unterhalb der angewählten Hierarchiestufe erhöht, bzw. reduziert werden sollen. Mit einem Klick auf das Rechnersymbol starten Sie die Umrechnung. Auf die gleiche Weise erhöhen bzw. reduzieren Sie den Einheitspreis mit einem Wert im Feld EP-Faktor. Das System merkt sich die Basiswerte, so dass beliebige Faktoren durchgerechnet werden können (Was wäre wenn!), die sich immer auf den Basiswert in der Datenbank beziehen. Erst beim Speichern werden die Werte neu gesetzt.

Hier ordnen Sie der Position auch die Kostengruppe zu. Wählen Sie das Kostensystem aus. Jetzt können Sie die Kostengruppe zuordnen. Ordnen Sie einer Hierarchiestufe eine Kostengruppe zu, so werden alle Positionen der Hierarchiestufe dieser Kostengruppe zugeordnet. Ausgenommen sind Positionen, denen eine Kostengruppe direkt zugeordnet ist.

Der untere Teil des Fensters ist vertikal geteilt. Auf der linken Seite können Sie die Preisanteile und den Zeitbedarf des Gruppentyps sehen. Das Fenster Preisanteile ist in die Spalten Gesamtbetrag-Einkaufspreis (GB-EK) und Gesamtbetrag (GB) gegliedert. Diese Beträge setzen sich zusammen aus den bis zu sechs Preisanteilen einer Position, die zu dieser Gruppe gehören. Das Fenster Preisanteile kann nur in dem Fenster der Positions-Eigenschaften bearbeitet werden.

Auf der rechten Seite können Sie für den Gesamtbetrag ein Auf-/Abgebot eintragen.

Ihnen stehen die nachfolgenden 4 Hierarchiestufen zur Gliederung Ihres Leistungsverzeichnisses zur Verfügung. Für jede Hierarchiestufe wird eine Zwischensumme aus den Gesamtpreisen (= Positionsmenge x Einheitspreis) aller enthaltenen Positionen gebildet . Ein Auf- oder Abgebot kann für jede Hierarchiestufe eingegeben werden. Die Hierarchiestufen werden nachfolgend von der höchsten zur niedrigsten Stufe aufgeführt.

Positionstyp	Bemerkung
LOS	Los ist die übergeordnete Hierarchiestufe - eine Vergabeeinheit. Wenn Sie also zwei Lose in einem LV haben, so können die Hierarchiestufen und Positionen des zweiten Loses wieder mit 1 beginnend durchnumeriert werden.
Obergruppe	Hierarchiestufe oberhalb der markierten Hierarchiestufe. Die Bezeichnungen der Hierarchiestufen sind durch Anklicken veränderbar.
Gruppe	Hierarchiestufe auf gleicher Ebene, wie die markierte Hierarchiestufe. Die Bezeichnungen der Hierarchiestufen sind durch Anklicken veränderbar.
Untergruppe	Hierarchiestufe unterhalb der markierten Hierarchiestufe. Die Bezeichnungen der Hierarchiestufen sind durch Anklicken veränderbar.
Position	Es öffnet sich der Positionseditor in dem Sie Beschreibung, Typ/Ausführungsart, Menge, Preise/Zeit der Position eingeben. Siehe hierzu Kapitel 7 `Positionstextbearbeitung´.
Hinweistext	Mit diesem Typ bezeichnen Sie einen Hinweistext. Dieser enthält keine Mengen, Preise oder Ordnungszahlen.
Vertragliche Regelungen	Mit diesem Typ bezeichnen Sie vertragliche Regelungen. Vertragliche Regelungen können nur auf LV-Ebene eingefügt werden.

6.1.3 Neue Positionen anlegen

Als wichtigster Bestandteil der Ausschreibung müssen nun Positionen eingefügt werden. Diese können von unterschiedlichen Quellen übernommen oder neu erstellt werden.

Grundsätzlich sehen Sie in der Bearbeitungsmaske Ausschreibung nur den Kurztext der Position, der Langtext ist hinterlegt und wird in der Positionstextbearbeitung verwaltet. Um eine neue Position anzulegen, klicken Sie mit der rechten Maustaste in die Spalte Kurztext. Es öffnet sich das Kontext-Menü. Hier klicken Sie auf den Button àNeue Position und die Positionstextbearbeitung wird geöffnet:

Mit den Navigations-Pfeilen bestimmen Sie, ob das Eigenschaf-tenfenster rechts, links, oben oder unten angedockt wird.

Im Bereich Beschreibung tragen Sie die Ordnungszahl und die Einheit der Position ein. Sie können den Kurztext selbst formulieren. Wenn Sie keinen Kurztext eintragen, übernimmt AVA.relax die erste Textzeile des Langtextes als Kurztext, sobald Sie das Fenster über T verlassen.

Im Feld Langtext lassen sich Textdokumente, Bilder und Objekte aus der Zwischenablage einfügen. Zur Formatierung stehen Ihnen die aus MS Word bekannten Optionen oder die Funktionen der integrierten Textverarbeitung zur Verfügung. Mit dem Schalter können Sie zwischen den beiden Textsystemen wechseln.

Sie haben die Möglichkeit, vier Alternativtexte zu jeder Position zu hinterlegen. Klicken Sie auf das Pulldown-Menü des Fensters Langtext und wählen die gewünschte Alternativtextebene aus.

Die weiteren Funktionen der Dialogbox Leistung werden in der `Positionstextbearbeitung´ Kapitel 7 erläutert.

6.2 Einfügen von Positionen aus dem Katalog-Explorer

Der Leistungstextkatalog ist Grundlage Ihrer Ausschreibungen. Er ist in Leistungsbereichen gegliedert und verwaltet alle Leistungen, die Sie erstellt bzw. importiert haben. Sie können jederzeit neue Leistungsbereiche hinzufügen oder nicht mehr benötigte Leistungsbereiche löschen.

Weiterhin können Sie in bestehenden Bereichen neue Leistungen einpflegen, Leistungen modifizieren oder wieder löschen.

Sie öffnen den Katalog-Explorer in dem Sie links im Bildschirm mit dem Cursor über den Reiter Katalog-Explorer bewegen.

Der Katalog-Explorer öffnet sich jetzt parallel zur Ausschreibung:

Der Katalog-Explorer gliedert sich in vier Spalten. Von links nach rechts werden Ihnen die Baumstruktur, die Ordnungszahlen, die Einheit und der Kurztext aller Positionen eines Kataloges angezeigt. Die Baumstruktur kann über den Schalter ein-, bzw. ausgeblendet werden.

Um Positionen aus dem Katalog-Explorer in ein LV zu übernehmen, müssen diese mit einem grünen Häkchen markiert sein. Halten Sie die linke Maustaste gedrückt und die Positionen, über die Sie fahren, werden automatisch mit einem Häkchen markiert.

Wenn Sie einen ganzen Titel übernehmen wollen, halten Sie die Shift-Taste gedrückt und klicken mit der linken Maustaste in das Kästchen des Titels.

Wollen Sie einzelne Positionen übernehmen, markieren Sie diese mit einem Häkchen. Die Hierarchiestufen werden automatisch mitmarkiert und den Ordnungszahlen entsprechend in das neue Leistungsverzeichnis eingegliedert.

Wenn Sie die Steuerungstaste gedrückt halten und eine Position markieren, werden die Obergruppen nicht mitmarkiert. Sie können die Position an einer frei wählbaren Stelle im Ziel-LV einfügen.

Haben Sie Ihre Auswahl getroffen, ziehen Sie die Positionen komfortabel per „Drag and Drop“ (auf eine markierte Position mit der linken Maustaste klicken und gedrückt halten) in die Ausschreibung und dort direkt an die gewünschte Stelle. Wurden die Obergruppen einer Position mit markiert, werden diese automatisch an der richtigen Stelle eingeordnet.

Die weiteren Funktionen des Katalog-Explorers werden im Kapitel 16 ` Katalog-Explorer´ erläutert.

6.3 Einfügen von Positionen aus anderen Projekten

Mit dieser Funktion übernehmen Sie neue Hierarchien und neue Positionen aus anderen Projekten.

6.3.1 Einfügen aus dem Projektexplorer

Öffnen Sie den àProjekt-Explorer.

Sie wählen das entsprechende Projekt im Projekt-Explorer aus und öffnen durch Anklicken des + den Projektbaum so weit bis Sie in dem betreffenden LV sind.

Wechseln Sie dort in die Angebote und öffnen die Kalkulation mit gedrückter Shift-Taste und einem Klick auf das +.

Markieren Sie die gewünschten Positionen mit einem grünen Häkchen. Wenn Sie einen ganzen Titel markieren wollen, halten Sie beim Anklicken des Titels die Shift-Taste gedrückt. Nun sind alle Positionen mit einem Haken versehen.

Haben Sie Ihre Auswahl getroffen, ziehen Sie die Positionen komfortabel mit „Drag and Drop“ an die gewünschte Stelle in der Ausschreibung.

6.3.2 Einfügen aus einem geöffneten Leistungsverzeichnis

Öffnen Sie das Leistungsverzeichnis, aus dem Sie Positionen kopieren möchten. Markieren Sie die gewünschten Positionen mit einem grünen Häkchen. Wenn Sie einen ganzen Titel markieren wollen, halten Sie beim Anklicken des Titels die Shift-Taste gedrückt. Nun sind alle Positionen mit einem Haken versehen.

Haben Sie Ihre Auswahl getroffen, ziehen Sie die Positionen komfortabel mit „Drag and Drop“ über die Tabellenreiter in das neue Leistungsverzeichnis.

6.4 Austauschen von Positionen

Im Leistungsverzeichnis können Sie Positionen vollständig ersetzen, die Mengen bleiben erhalten.

Wählen Sie hierzu im Katalog-Explorer die gewünschte Leistungsposition aus und ziehen diese mit Drag and Drop auf die zu ersetzende Position im Leistungsverzeichnis. Durch das Drücken der Alt-Taste vor dem Loslassen der Maustaste, ändert sich das Kopiersymbol, wie unten dargestellt, und zeigt den Austauschvorgang an.

Die Position, auf die Sie mit dem Maus-Cursor zeigen, wird jetzt ausgetauscht.

ACHTUNG: Auch wenn Sie im Katalog-Explorer mehrere Positionen markieren, so wird nur die erste Position ersetzt.

6.5 Befehle des Kontextmenüs Leistungsverzeichnis

6.5.1 LV speichern

Mit diesem Befehl speichern Sie das Leistungsverzeichnis.

Auch enthalten im Menü Datei.

6.5.2 Drucken

Mit diesem Befehl starten Sie den Druckvorgang. Die Auswahl der Layoutvorlage wird in Kapitel 6.5.3 Seitenansicht beschrieben.

Auch enthalten im Menü Datei.

6.5.3 Seitenansicht

Mit dieser Funktion wählen Sie die Layoutvorlage aus, mit der das Leistungsverzeichnis in Word dargestellt werden soll.

Auch enthalten im Menü Datei.

Alle Layouts befinden sich als PDF-Dateien auf der AVA.relax CD und können dort als Gesamtübersicht betrachtet werden.

Siehe hierzu Positionsbearbeitung, Kapitel 7.7 „Drucken der Layoutansicht“.

6.5.4 Neues Los

Es wird ein neues Los erzeugt. Dem ersten Los, das erzeugt wird, werden alle Hierarchiestufen des Leistungsverzeichnisses zugeordnet.

ACHTUNG: Ein Los ist keine Gliederungsstufe für das Leistungsverzeichnis, es definiert eine Vergabeeinheit, die dann auch getrennt vergeben werden kann.